3 tips voor je evenement of feest

Drie tips om je evenement of feestje beter te maken.

1. Opkomst: geef je gasten een reden om te komen
2. Ruimte: mensen komen voor elkaar en de versnaperingen, daar plaats je wat je onder de aandacht wil brengen
3. Muziek: stem af op je publiek, het tijdstip en de sfeer die je wilt scheppen.

Ik zeg bewust beter maken. Want er zijn teveel factoren die kunnen maken dat een evenement in het water valt. Letterlijk in het water, als je een buiten feest organiseert en het gaat regenen. Dat valt niet te fixen.

Luister dit artikel ook via de podcast:

De opkomst

Wat je wel kan fixen is een goede opkomst. Dat je niet met je andere gasten naar een half lege zaal staat te staren.

Dat kan op een aantal manieren. Wat je ziet bij bedrijfsevenementen is dat er een bekende spreker wordt uitgenodigd. Een BN'er die een snabbel wil bijverdienen. Is een goed idee en kan heel goed werken. Tenzij er haters zijn van die persoon. Check dus wel hoe gevoelig iemand ligt. Gelukkig zijn er genoeg neutrale BN'ERS die niet voor of tegen gevoelige onderwerpen zijn. Maar waar je toch wel mee gezien wil worden.

Wat ook kan, als je geen budget hebt voor een BN'ER, is een bekende persoon uit het vakgebied waarin je bedrijf opereert uitnodigen. Bijvoorbeeld een influencer, blogger of iemand die iets heeft gepresteerd. Iemand waar naar op wordt gekeken.

Zo zijn wij als design studenten ooit naar een evenement geweest waar je 1 op 1 met de ontwerper van de Senseo kon praten. Nu wil je nog niet dood gevonden worden met een Senseo maar toen was dat nog een ding.

Sportverenigingen nodigen bijvoorbeeld  een bekende sporter uit. Zo was ik bij een tennisvereniging waar ze een bekende tennisser hadden geritseld om een tennis demo te geven.

Wat ook heel goed helpt is als je bij de uitnodiging aanbiedt om consumptiebonnen vooraf te kopen. Vooral geschikt voor verenigingen. Mensen die dan al hebben betaald, zeker de Nederlander, zijn dan sneller geneigd om toch even te gaan.

De ruimte

Voor je gasten zijn er twee dingen belangrijk. De andere gasten en de bar.

Als je interesse wilt wekken voor iets anders dan moet je dat daar in de buurt doen. Niet helemaal aan de andere kant van de zaal. Dus die fotoshow, het praatje van de directeur of de muzikale act zet je halverwege of nog dichter bij de bar. Tenzij je Miss Montréal boekt, dan staan de mensen al vooraan voordat ze opkomt.

De muziek

Ken je publiek en je weet welke muziek erbij past. Of vraag het iemand die je publiek beter kan inschatten. Je kan ook voor een allround DJ gaan. Misschien een veilige keus maar geen opvallende. Voor de mensen van de werkvloer zet je eerder klassieke rock aan, terwijl het management liever klassieke muziek heeft.

Het tijdstip helpt ook. Bij een walking diner hoef je geen dansende gasten te verwachten en om 11 uur ’s avonds help je met lounge muziek de mensen in slaap.

Als je je publiek en het tijdstip goed inschat kun je sfeer gaan bepalen. Een uitzinnig feest met een party DJ of een intieme borrel met een jazz trio.

Geen budget voor een muzikale act of DJ? Zeg dan niet dat je de muziek achterwege laat. Soms kan je her en der wel apparatuur lenen of huur het op gearbooker. Regel iemand of zoek zelf een avondje muziek uit voor een playlist die je aan kan zetten. Of stuur mij even een bericht, dan kan ik je wat mixen op sturen.

Disclaimer

Ik ben geen event organiser of een expert  in de event business maar door mijn werk als experience designer en de tientallen optredens op allerlei events de afgelopen jaren zie ik wat wel en niet werkt.